Nyilvántartás
Az Országos Széchényi Könyvtár országos nyilvántartást vezet a rendelet alapján bejelenteni köteles dokumentumokról, azok lelőhelyéről, valamint a velük kapcsolatos változásokról. E nyilvántartás a Nemzeti Könyvtár megbízásából a Magyar Országos Közös Katalógus – Régi Nyomtatványok Tagozat (MOKKA-R) e célból kialakított, különálló, nyilvános adatbázisában, a Muzeális Könyvtári Dokumentumok Nyilvántartásában (MKDNY) valósul meg. Az adatokat a rendszer szabványos bibliográfiai rekordokban tárolja. Ez az adatbázis a nyilvántartáshoz szükséges mindkét funkció ellátására alkalmas:
-- a bejelentett adatok alapján keresések folytathatók le benne (a találati halmazok tetszés szerint csoportosíthatók illetve letölthetők)
-- az ugyanezen a felületen létrehozott űrlapon a könyvtárak a megfelelő adatok rögzítését, ezzel a dokumentumok bejelentését is elvégezhetik
A muzeális dokumentumok bejelentése több módon lehetséges:
1. A dokumentumok bejelentéséhez készült, az adatbázis nyitóoldaláról elérhető űrlapon, az azonosításhoz szükséges legfontosabb adatok rögzítésével. Kisebb számú dokumentum akár regisztráció nélkül is bejelenthető, nagyobb mennyiségű anyag bejelentéséhez célszerű saját azonosítót kérni az adatbázis kezelőitől. Azonosító az adatbázis nyitóoldaláról, illetve az adatbázis kezelőjének írt levélben kérhető. Az űrlap kitöltéséhez részletes segédletek készültek.
2. A Magyar Országos Közös Katalógus – Régi Nyomtatványok Tagozat (MOKKA-R) tagjai által a közös katalogizálás során rögzített tételek automatikusan kerülnek át a nyilvántartásba.
3. Automatikusan kerülnek a Nyilvántartásba a Magyar Országos Közös Katalógus adatbázisában, a Magyar Elektronikus Könyvtárban, illetve az Elektronikus Periodika Archívumban feldolgozott, a rendeletben meghatározott szempontoknak megfelelő dokumentumok adatai is.
4. Az egyes intézményekben már feldolgozott, de a fenti adatbázisokban nem található dokumentumok, állományok adatai megfelelő konverzió után importálásra kerülhetnek a Nyilvántartásba. Ezt az igényt az adatbázis kezelőjének kell jelezni, aki segítséget ad az adatoknak a megfelelő formában való exportálásához, illetve elvégzi a szükséges konverziót, valamint betölti az adatokat a Nyilvántartásba.